営業活動をするにあたって新規顧客と既存顧客、どちらも「アポを取る」「アポを入れる」ことは非常に重要なことです。
そのための手段のひとつとしてメールを活用する方法があります。
メール営業を採用する企業のなかには、アポメールを送るもなかなか成果が出ないと悩んでいる人も多いのではないでしょうか。
メール営業は手軽にできる営業方法ではありますが、成果を出すためにはツボとコツがあります。
今回の記事ではアポイントを獲得するためにはどのようなコツがあるのか、注意すべき点はどこなのかを例文とともに紹介して徹底解説していきます。
アポとは
ビジネスの場面で「アポを取る」「アポを入れる」などのように使われる「アポ」という言葉ですが、アポイントメントの略称です。
顧客との面会や商談の約束のことで、ビジネスにおいては重要な要素のひとつといっても過言ではありません。
アポを取ってはじめてビジネスがスタートするからです。
「アポを取る」ということは顧客とのコミュニケーションを図るうえでもとても大事で、顧客との仲を深めていくポイントとなります。
ビジネスにおいては「アポを取る」ということが基本中の基本になってくるので覚えておきましょう。
アポを取る理由
アポを取ることで顧客との面会、商談の機会を効率よく設定できます。
アポの取り方はいろいろありますが主な方法を2つ紹介します。
電話でアポを取るとき
電話でアポを取ることは「テレアポ」とも呼ばれていて、多くの企業が採用しています。
声の印象で決まることもあり、ハキハキと丁寧に要点を絞って話すことが大事になってきます。
しつこすぎると逆効果になってしまうので、対面ではないにしても相手の様子を伺いながら話していきましょう。
また、メールとは違い記録が残らないので、大事なことはメモに残したり復唱をして確認を取るようにするとよいでしょう。
メールでアポを取るとき
電話でアポを取ることが主流となってきたなか、最近はメールでアポを取ることも増えてきました。
電話だと相手が電話に出ないとアポを取れませんが、メールだと読んで確認次第返信をもらえて、相手の仕事を邪魔するようなことはありません。
また、一度に多くの顧客にアプローチできるのが電話にはないメリットです。
うまく活用すれば営業効率を高められるでしょう。
アポ取りメールの構成
メールでアポを取るときには、基本的な構成をしっかりと押さえておきましょう。
以下でその方法について紹介します。
宛名
メールのはじめには、相手方の名前や会社名を記載します。
どこの誰宛のメールだかわからないと読まれる可能性が一気に減ってしまうからです。
分かるのであれば相手方の部署や役職なども記載すると、より丁寧な印象を与えるでしょう。
基本的なところですがとても大事なことです。
挨拶と自己紹介
メール本文のはじめには挨拶と自己紹介をします。
例えば一度もやり取りがない相手にメールを送る場合には「はじめまして」という文言などを加えるようにしましょう。
挨拶の内容は取引の相手によって使い分けていきます。
そのあとには、自分がどこの何者であるかきちんと名乗ります。
どのような経緯でメールを送ったのか簡潔に説明できるとよいでしょう。
メールの主旨
挨拶と自己紹介をしたらメールを送った理由を記載しましょう。
これがメールの主旨になるのでついつい商品やサービスの説明をしてしまがちですが、簡潔に伝えることがポイントです。
「新しくリリースした自社サービスを紹介させていただきたく連絡いたしました」などの文章を入れるとよいでしょう。
あくまでこのメールを送る目的がアポイントの獲得にあるからです。
本文
そして、具体的なアポイントの日時を提示します。
このとき提示する日時は複数あるとよいでしょう。
ひとつの提示してしまうと、相手が断りやすい理由を与えてしまいます。
アポイントの所要時間や持ち物などがあればそこに触れてもよいでしょう。
分かりやすく簡潔に、相手方が読みやすい文章を心がけることが大事です。
結びの言葉と署名
本文の最後には「突然のご連絡にて大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます」のような結びの言葉を入れてしめましょう。
メールを読んで返信しやすいように、署名（自分の名前、会社名、メールアドレス、電話番号など）も記載しておくとより丁寧な文章となります。
メールでアポを獲得するためのポイント
メールでアポを獲得しやすくするためにはコツがあります。
以下ではメールでアポを獲得するためのポイントを9つ紹介します。
開封率を上げる件名
件名は誰がみても内容が分かるように短文にしましょう。
件名が分かりにくいと不親切になり、相手方は毎日大量にメールを受け取っているはずなので後回しにされてしまう可能性もあります。
企業名やサービス名、伝えたい内容を具体的に明記して、受信ボックスを見ただけで相手方に内容が伝わるような工夫をしましょう。
メリットを明確に伝える本文
メール本文が自分本位の内容になっていないか今一度確認しましょう。
アポの時間を作ることで、どんなメリットがあるのかをイメージできる明確な内容を記載することが大事です。
ポイントは長くなりすぎないこと、簡潔に分かりやすく伝えることです。
本文の最初に結論となる要点を書き、その後に詳細を記載するとよいでしょう。
日程調整ツールを活用して複数の日程を提示
アポの日程を調整するときには「日程調整ツール」という便利な機能があります。
これをうまく活用すれば、日程を提示し可能なときは「○」難しいときは「×」など分かりやすく提案しあえます。
日程調整は手間がかかることも多くなるので、便利なツールがある場合はうまく活用すると効率よくアポの設定ができるでしょう。
メール送信のタイミング
業務中にいつでもメールが読めて返信ができるわけではありません。
メールが読まれやすいタイミングがあり、一般的には始業前など午前中に送ると読まれやすいといわれています。
また、休み明けは大量にメールが届いていることも多く埋もれてしまう可能性があるので、メールは週半ば（火曜〜木曜）に送るのが最適でしょう。
文面は簡潔に
伝えたい内容がたくさんあったとしても、文面が長すぎてしまうと相手方の読む気力を奪ってしまい伝わりにくくなってしまいます。
また、曖昧な内容では相手方がどのように返信すればよいか迷ってしまうこともあるでしょう。
メール本文はパッと見ただけで内容を把握できるように、簡潔で分かりやすくしましょう。
「話だけでも聞いてみようかな」と思わせる
メールの内容は開封してパッと見ただけで「話だけでも聞いてみようかな」と思わせるようなものにすることが大事です。
そのためには、紹介する商品やサービスの事例や実績を具体的な数字を提示したり、利用した場合のメリットを記載する必要があります。
「詳細は直接ご説明します」というように記載することで、よりアポイントに繋げやすくなるでしょう。
「まずはお時間を頂いて…」はNG
相手方もいろいろな業務をしているので、時間に余裕があるわけではありません。
アポイントの理由や詳細に触れず「まずは一度お話だけでも」のようなメールの書き方をするのは、読みにくいことに加え相手方に対して失礼です。
そうならないように「アポイントのときにはどのような話をするのか」という内容をメールで触れておくと親切でしょう。
正しい敬語を使う
文章では敬語の使い方を誤らないようにしましょう。
会話ではさほど気にならなかったとしても、文章における細かなミスは「このような点に気を使えない会社なのか」と思われてしまう可能性もあります。
悪い印象を与えないためにも正しい敬語を使うように心がけましょう。
たとえば「●●部長様」のようにするのは誤りで、役職名はそれだけで敬称になるので「様」は必要ありません。
返信の期限を切る
いつまでにメールの返信をしてほしいか明示したほうがよいでしょう。
これは催促してるのではないかとも思われますが、返信期限をしっかりと明示したほうが相手方にとってもスケジュール調整をしやすいメリットがあります。
送り手側も期限内にメールが来ないということは、アポイントの見込みがないと判断することもできます。
短文メールと長文メールの書き分け方
メールでアポを取るときは、相手方に合わせて短文メールと長文メールを書き分けることがおすすめです。
以下で紹介します。
メール営業時の例文/短文編
短文メールでは相手方に話を聞いてみたいと思わせる文章にすることがポイントです。
- 挨拶、自己紹介
- メールを送った目的
- 相手方の企業のメリット（具体的な数字を示す）
- 日程の提示（複数）
これらをメール本文内に組み込み、簡潔に分かりやすく伝えましょう。
文章量を少なくすると要点が分かりやすく、相手方が興味を持てばアポイントに繋がる可能性が高くなります。
メール営業時の例文/長文編
長文メールでは、短文メールで送る内容の詳細を盛り込むことでその内容に興味がある相手方に強く響く可能性があります。
ただし、文章量が長くなることはそれだけ読むのに時間がかかることになるので、興味がなければ最後まで読まれないことも多くなります。
いわば「諸刃の剣」のようなもので、いつ、誰に送るのかというタイミングを見極めることが大事になってきます。
取引の有無による営業メールの書き分け方
メールを送る相手方と過去に取引実績がある場合とない場合で、書き方が変わってきます。
どのように変わるのかを以下で紹介します。
過去に取引があるお客さま
過去に取引実績がある場合は、お互いのことをある程度知っているということになります。
そのため、自己紹介は簡易的に済ませても問題ないでしょう。
ただし、馴れ馴れしい文面は失礼であり、きちんと正しい敬語を使ったり誤字脱字がないように注意しないといけません。
取引実績がある顧客だからこそ丁寧に、しっかりとした礼儀が大事です。
過去に取引・やり取りがなかったお客さま
過去に取引実績がない場合は、まずは相手の警戒心を解くことからはじめましょう。
冒頭では挨拶と自己紹介を済ませ、メールを送った目的をしっかりと明示することが大事です。
取引実績があるない関係なく文章表現には気をつけなければいけませんが、取引実績がない相手方に対しては過剰な敬語や失礼にあたる言葉を使っていないか、細心の注意を払う必要があります。
営業後のお礼メールは必須
アポイント終了後には、必ずお礼メールを送るようにしましょう。
これは成約に至らなかった場合も同様です。シチュエーション別に紹介します。
どのようなシーンでも使える基本形の例文
オフィス○○ 代表取締役社長●●様
本日○○の件で訪問させていただきました、●●商事の●●と申します。
本日はご多忙のなか、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございます。
提案させていただいた弊社のサービスについて、ぜひご検討くださいますよう何卒よろしくお願い申し上げます。
不明点や気になる点等がございましたら、お気軽にご相談ください。
告知なしで訪問営業に応じてくれたときの例文
オフィス○○ 代表取締役社長●●様
本日13時ごろに訪問させていただきました、●●企画の●●と申します。
突然の訪問にもかかわらず、弊社の提案にお時間を割いていただき誠にありがとうございました。
本日いただいたご意見については社内ですぐに検討し、3日後までに返答させていただきます。
これを機に末永く取引きいただけましたら、幸いでございます。
営業時に課題をいただいたときに使える例文
オフィス○○ 代表取締役社長●●様
本日訪問させていただきました、●●合同会社の●●と申します。
先ほどはご多忙のなか、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございます。
今回○○様にご指摘いただいた課題については、すぐに社内で再検討し、次回の訪問までに最適なご提案ができるよう進めてまいります。
次回は○月○日15時に伺わせていただきます。
何卒よろしくお願いいたします。
アポ獲得後のフォローメール
アポイントを獲得したあとも当日前にしておくべきフォローメールがあるので紹介します。
これをすることで日時に間違いがないかなどを防ぐことに繋がります。
アポ日のリマインドメール
相手方からアポの了承に日時指定の連絡をもらったら、日程調整してくれたお礼とともに日程確定のメールを返信しましょう。
- 例
●●コーポレーション 常務取締役○○様
お世話になっております。○○株式会社の○○と申します。
日程調整のご返信をいただき、誠にありがとうございます。
指定いただきました日程で訪問いたします。
日時：○月○日（○曜日）15時
場所：貴社オフィス
訪問者：●●、●● 計2名
当日は何卒よろしくお願いいたします。
商談前日のリマインドメール
商談前日には必ずリマインドメールを送るようにしましょう。
送るタイミングは、前日の夕方から当日朝くらいが最適です。
- 例
○○企画 施設部長●●様
お世話になっております。○○食品株式会社の○○と申します。
本日15時に貴社に伺わせていただきます。
日時：○月○日（○曜日）15時
場所：貴社オフィス
訪問者：●●、●● 計2名
本日は何卒よろしくお願いいたします。
件名のRe:は消さないようにする
日程調整や内容確認などで相手とメールのやり取りが続いた場合、件名につく「Re:」は消さないようにしましょう。
これはメールを返信するときに自動的に件名につくもので、そのメールが返信メールだとひと目で分かります。
消してしまうと相手が新規メールだと勘違いしてしまう可能性があります。
ただし、複数回やり取りを続けると「Re:」が増えていくので適宜削除していきましょう。
まとめ
今回の記事では、営業方法のひとつとしてメールでアポを獲得するためのコツを徹底解説してきました。
成果を出すためには抑えるべきポイントがありますので、今回の記事で紹介した内容を実践するだけで効果があります。
1通のメールから会社の業績を上げることになるかもしれないので、相手方に失礼のないように分かりやすい文章を送り、アポイントをたくさん獲得していきましょう。
