「新規顧客の開拓は時間と労力がかかり、成果が出にくい」
「飛び込み営業や電話でアプローチをかけても門前払い」
「どうにかして新規顧客の開拓を効率的に行えないだろうか」
このようなお悩みをお持ちの営業担当の方は多いのではないでしょうか。
そこでおすすめなのが、営業メールで新規顧客を開拓する方法です。
以下の記事で営業メールが活用できる理由や成功するコツ、例文などを紹介しておりますのでぜひご覧ください。
新規開拓に欠かせない、営業メールとは
営業メールとは、飛び込み営業とは異なり非対面で行う営業手法です。
そのため、内容によってはお客様から読まれずに破棄されてしまう可能性もあります。
裏を返すと、メールの件名や内容を魅力的でわかりやすいものにすれば多くのお客様に読んでもらえて、対面でのアプローチよりも多くの見込み顧客を獲得できる手法なのです。
本記事の内容を参考にしていただき、自社のサービスをより明確にお客様に伝えられる方法を身につけましょう。
新規開拓における営業メールの目的
新規開拓における営業メールの目的は、新規顧客を「効率的に」獲得することです。
飛び込み営業や訪問営業の場合、移動時間や商談の時間で拘束されるため、営業活動が日中に限られます。
一方で、営業メールはメールを送信するだけなので、オフィスにいながら不特定多数のお客様にアプローチすることができます。
新規開拓における営業メールのメリット
新規開拓における営業メールのメリットは以下です。
1.一度に大量のお客様にアプローチができる
メールは一度に大量の宛先に情報を送ることができるため、見込み顧客となる多くのお客様に情報をお届けすることができます。
2.お客様に資料を見てもらえる
訪問営業の場合は、アポイントが取れないと資料を見てもらうことができませんが、メールの場合は訪問せずともお客様に資料を見てもらうことが可能です。
3.メールのやりとりが残り、次の改善策を考えやすい
電話や訪問営業の場合は口頭のやりとりのため会話の記録が漏れることがありますが、メールの場合はやりとりが記録として残ります。
そのため、反応が良い場合も悪い場合も次の改善策が考えやすくなります。
4.効果測定ができる
メールは配信数や開封率、URLのクリック率などの情報が記録として残るため、データを比較してより魅力的な内容に改善するための効果測定が可能です。
5.時間や場所問わずに営業活動ができ、営業活動を効率化できる
電話や訪問営業の場合、お客様が活動されている時間帯にしかアプローチできません。
しかし、メールの場合は時間や場所を問わず、また訪問のための移動時間もないため営業活動を効率化できます。
新規開拓における営業メールのデメリット
一方で、新規顧客における営業メールのデメリットは以下です。
1.必ず読んでもらえる保証はない
お客様のもとには、日々大量のメールが届いています。
そのため、件名や内容で興味を持ってもらえなければ破棄されてしまうこともあります。
2.内容によっては不信感を抱かれ、マイナスな印象を与えてしまう
何度もメールをお客様に送ったり、売り込み色の強いメールを送信するとお客様から不信感を抱かれ、取引につながらない場合があります。
3.相手のリアクションがわからない
営業メールは非対面でお客様とやりとりするため、メールを読んでもらえたかどうかがわかりません。
仮に読んでいたとしても、お客様からの返信がなければリアクションがわからないため、待ちの姿勢になることもあります。
新規開拓の営業メールのマナー
新規開拓の営業メールは、お互いの顔が見えない分基本のビジネスマナーを守っておく必要があります。
また、大量のメールを処理しているお客様の状況を考えて、用件をわかりやすくかつ魅力的なものにすることを心がけましょう
成功率が上がる新規開拓の営業メールのコツ
ここでは、成功率が上がる新規開拓の営業メールのコツをお伝えします。
開封したくなる件名をつける
日々大量に届くメールの中に埋もれてしまっては、せっかくの営業メールも役に立ちません。
まずはメールに興味をもってもらうために魅力的なタイトルをつけましょう。
具体的には「数字で実績をアピールする」「ビフォーアフターが理解できるようベネフィットを書く」などの工夫をしましょう。
お客様に「自分にとって読むメリットがある」と思っていただくことで開封してもらえる確率が上がります。
名乗って問い合わせの経緯を書く
簡単な自己紹介を行い、問い合わせをした経緯を書きましょう。
「お客様のHPを見た」「名刺交換をさせていただいた」「主催したイベントに参加していただいた」など、どのようなきっかけで問い合わせをしたのかを書くことでお客様が相手が誰かを判断しやすくなります。
素早く内容を理解させる本文作成
お客様がメールを読むべきかどうか判断する基準は「お客様自身にとってメリットがあるかどうか」です。
あれもこれもと内容を詰め込み過ぎるのではなく、伝える内容を絞って有益な情報を簡潔に伝えるようにしましょう。
読まれる曜日・時間帯にメールを送信する
メールを送信する曜日・時間帯も重要です。
ビジネスマンであればメールチェックをする朝、若者であればスマホを見る就寝前の時間帯などお客様の生活に合わせたメール送信を意識しておくとよいでしょう。
無駄なやりとりを避ける
お客様がメールを読んで質問が浮かんだ際、メールの内容がそれに的確に答えられているものになっていなければ、やりとりの手間が増えてしまいます。
やりとりが増えると業務効率が落ちますし、お客様からの返信率も下がるので無駄なやりとりは避けるようにしましょう。
ツールを使って営業メールの効率化を行う
一度に大量の宛先にメールを送るためには、メール配信ツールを使うとよいでしょう。
顧客リストの管理もでき、配信予約やメールのテンプレート機能も充実しており、営業メール配信を効率的に行うことができます。
また、メール配信ツールの多くは開封率やURLのクリック率を測定することができるので、より訴求力のある内容に改善するための分析も行えます。
新規開拓の営業メールを送る前の準備
新規開拓の営業メールを送る前に、以下の準備をしておくことで効率的に新規開拓を行うことができます。
営業メールにおけるKPIを設定する
KPIとは重要業績評価指標（Key Performance Indicator）の略で、「ゴール達成までのプロセスを数値化して評価するための指標」です。
営業メールにおいては、「配信数」「開封率」「クリック率」「返信率」などが挙げられます。
これらのKPIを分析し続けることで、魅力的なメールに改善することができます。
自社ドメインを取得する
自社ドメインのメールアドレスを作ることで、お客様に信頼されやすくなります。
ドメインに会社名が含まれていることで、自社の認知度を上げることもできるため早めに自社ドメインを取得しておきましょう。
営業メールリストを用意する
アプローチをかける営業メールリストを用意しましょう。
自社内ですでにターゲットとなる顧客リストがあれば活用する必要はないですが、ない場合は顧客リストを購入しましょう。
新規開拓の営業メールの書き方、注意点
新規開拓の営業メールの書き方や注意点について解説します。
営業メールの件名を決める
数あるメールの中から開封してもらえるよう、件名には十分注意しましょう。
件名で何を伝えたいのかがわからないと、せっかく書いたメールも読まれないままです。
「数字を使って実績をアピールする」「お客様が感じている課題と解決策を書く」などの工夫で魅力的な件名にすることが可能です。
受信者の気持ちを考える
受信者側は、自分にとってメリットがある具体的な情報を求めています。
お客様に役立つ情報を端的にわかりやすく書き、無駄なく情報を伝えるようにしましょう。
また、基本となるビジネスマナーを心がけ、印象を良くすることも意識しましょう。
誤字脱字・文字化けに気をつける
メール内で誤字脱字、文字化けがあると、それだけでお客様は読む気を無くしてしまいます。
メールの内容がわかるとしても、誤字脱字や文字化けがあるだけで印象が悪くなります。
お客様にメールを読んでいただくためにも、普段は使わない難しい漢字や特殊な文字は使わないようにしましょう。
資料添付の際はデータを軽くする
資料を添付する際、データが重いとお客様がメールそのものを受信できない場合があります。
容量が大きいデータをそのまま添付することは避けましょう。
zipファイルに圧縮したり、ファイル転送サービスを使うなどしてお客様に送るデータの容量を軽くするようにしましょう。
機種依存文字と特殊記号は使わない
機種依存文字や特殊記号は文字化けする可能性があるため、使わないようにしましょう。
文字化けで印象を悪くしたり、内容がわからなかったりすると機会損失や信頼を失うことにつながります。
機種依存文字と特殊記号の使用は避け、お客様に読んでいただけるメールを作るように心がけましょう。
商談候補日は複数提示する
営業メールでお客様に商談を申し入れる場合は、候補日を複数提示するようにしましょう。
また、お客様にとってほしい行動をメールに書くことで、お客様に行動してもらいやすくなります。
お客様とのやりとりがスムーズに進むよう、商談候補日は複数提示しましょう。
新規開拓の営業メールを送った後
営業メールは送って終わりではありません。
送信後のフォローで今後の成約率が変わるため、重要になります。
以下で、営業メール送信後の対応についてお伝えします。
返信が来たらすぐに対応する
お客様からメール返信が来たら、すぐに対応すべきです。
メールの返信は、遅くとも24時間以内にしましょう。
返信が遅いと、お客様にストレスを与えてしまいます。
業務の都合ですぐに返信できない場合は、対応が遅れることを連絡しておき、お客様に安心してもらえるようにしましょう。
営業メールの効果分析を行う
営業メールの送信後は、効果分析を行いましょう。
KPIとなる「配信数」「開封率」「クリック率」「返信率」などを分析することで、メールの改善点がわかります。
開封率が高いメールの事例を集めて件名を改善したり、メールの内容やリンク先を変えてクリック率を改善するなどしてPDCAを回しましょう。
現状の悩みや不安をヒアリングする
お客様に現状の悩みや不安をヒアリングできるとよいです。
メールで事前に現状の悩みや不安を聞いておくことで商談の準備がスムーズに進められます。
メールでお客様とやりとりをするので、お客様の悩みや不安がデータとして残り、今後の顧客分析にも活用できるメリットもあります。
新規開拓の営業メールの例文
新規開拓の営業メールで使える例文を紹介します。
例を5つ紹介しますので、自社用に編集してお使いください。
商談依頼（アポイント）メール
件名：工場の生産性向上に関する機械部品◯◯のご提案【株式会社◯◯・◯◯】
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇と申します。
突然のご連絡、失礼いたします。
貴社のホームページを拝見し、弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思いご連絡いたしました。
弊社は、〇〇の機械部品を扱っているメーカーで、〇〇業界を中心に〇〇を導入させていただいております。
これまでに500社の導入事例があり、工場の生産性を最大で〇％改善した実績がございます。
もし、貴社が〇〇や〇〇などのお悩みをお持ちであれば、お役に立てるかと存じます。
弊社サービスにご興味をお持ちでしたら、直接ご説明にお伺いしたく存じます。
直近のご都合はいかがでしょうか？
下記の日程でお伺いすることが可能でございますのでご都合のつく日時をご連絡いただけますと幸いです。
【候補日】
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
上記3日程でご都合がつかない場合は別途調整いたします。
突然のご連絡で誠に恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
法人営業の新規開拓メールの例文
件名：不良発生原因の調査にかかる時間を◯◯時間改善！機械用カメラのご紹介
株式会社◯◯
◯◯様
突然のご連絡にて失礼致します。
株式会社◯◯の◯◯と申します。
貴社のホームページを拝見したところ、◯◯についてご協力をさせて頂きたく、ご連絡させて頂きました。
弊社は機械用カメラを取り扱うメーカーで、国内シェア◯◯％（導入数◯◯社）になります。
精密機械製造業界のお客さまに弊社製品を多数お使いいただいており、不良発生原因の調査にかかる時間を◯◯時間改善した実績もございます。
つきましては、◯◯について直接ご説明させて頂きたく存じます。
下記の日程でお伺いすることが可能ですので、
ご都合のつく日時をお選びいただければ幸いです。
【候補日】
・◯月◯日（曜日） ◯：◯◯～◯：◯◯
・◯月◯日（曜日） ◯：◯◯～◯：◯◯
・◯月◯日（曜日） ◯：◯◯～◯：◯◯
なお、上記3日程でご都合がつかない場合は別途調整いたします。
大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
セミナー参加を促すメール
件名：【◯/◯開催】「◯◯を◯◯で解決」セミナーのご案内
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯と申します。
この度、弊社にて「◯◯を◯◯で解決」と題してセミナーを開催することとなりましたため、ご連絡いたしました。
先日訪問させていただいた際に、◯◯でお困りとのことでしたので、弊社セミナーにご参加いただければ、課題解決のヒントとしていただけるかと存じます。
セミナーの詳細は、下記となります。
【セミナー名】
日時：20◯◯年◯月◯日（◯曜日）◯◯:◯◯~◯◯:◯◯ （受付開始◯◯:◯◯〜）
会場：会場名
定員：◯◯名（先着順）
受講料：無料
その他注意事項：〇〇
お申し込みフォーム：https://********.co.jp/
◯◯様の課題解決に役立つ事例を紹介させていただくので、ぜひご参加いただければと思います。
◯◯様のご参加を、心よりお待ちしております。
以上、何卒よろしくお願いいたします。
自社サービスを紹介するメール
件名：工場の稼働率を◯◯％改善！◯◯部品のご案内
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯と申します。
先日のイベントで名刺交換をさせていただいた際、工場の生産性について課題をお持ちとのことでしたので、弊社の製品がお役にたてるのではないかと考えご連絡いたしました。
弊社は、主に精密機械製造業の企業様向けに◯◯部品の製造・販売をしており、国内シェア◯◯％（導入数◯◯社）になります。
◯◯業界のお客さまに弊社製品を多数お使いいただいており、工場の稼働率を◯◯％改善した実績もございます。
つきましては、弊社製品をお使いいただいている企業様の成功事例資料をお送りいたします。
他社製品と弊社製品との品質の違いや、導入後の改善効果についてまとめておりますので、ご一読いただけますと幸いです。
もしご興味がございましたら、ご返信いただけますと幸いです。
ご返信いただければ、詳しくご説明させていただきます。
以上、何卒よろしくお願いいたします。
サービスのトライアル利用を促すメール
件名：【経理業務を平均◯◯％改善可能】会計システムクラウドサービス「◯◯」のご紹介
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯と申します。
◯◯様よりご紹介いただき、ご連絡しました。
弊社は中小企業の方向けに会計システムのクラウドサービスを展開しております。
これまでにご導入いただいた法人数は〇〇社で、システム導入により、経理の業務を平均〇〇％削減可能です。
つきましては、「〇〇」の無料トライアルをご案内させていただきます。
60日間無料でご利用いただけますので、この機会にぜひお試しいただければと思います。
トライアル期間中は、トライアルを中止することも有料版に変更することも可能です。
以下のお申し込みフォームにご登録いただけますと、すぐにご利用いただけます。
なお、お申し込み期限は◯月◯日までとなります。
▽無料トライアルお申し込みフォーム
https://********.co.jp
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
営業効率アップのために使いたい配信サービス
営業メールで営業効率をアップさせるためには、メール配信サービスを使うとよいでしょう。
以下で紹介するメール配信サービスの機能を上手に活用し、営業効率を向上させましょう。
顧客管理機能
メール配信サービスでは、顧客リストを管理できる機能が備わっていることが多く、アプローチするリストの作成を効率的に行えます。
メール配信サービス導入前に保管している顧客リストも、CSVファイルに変換して一括取り込みをすれば、すぐに宛先リストとして管理することができます。
テンプレート登録機能
繰り返し使う案内文やアポイントメール文を登録しておくことができます。
お客様へ送付するメール文を事前にテンプレートとして登録しておけば、メールの作成時間を短くすることが可能です。
メールを開封した顧客を確認する機能
メールの開封率やメールを実際に開いた顧客を確認する機能により、自社サービスに興味があるかどうかを調べることができます。
さらに、メール文のどのURLをクリックしたかを確認することもできるので、開封とクリックの2段階で興味の度合いを測れます。
フォローメールの自動化
返信がないお客様や、特定の行動（開封やクリック）をしたお客様に自動でフォローメールを送ることができます。
お客様の行動に応じて送るメール文を予め登録しておけば、お客様に個別で最適な内容のフォローメールを自動で送信できます。
営業担当者が何もしなくてもお客様が自社サービスに興味を持ってもらえるようになれば、営業活動が効率的に行えます。
まとめ
営業メールは、訪問営業や電話などのアプローチに比べ、時間や場所を問わずに営業活動ができる方法です。
開封率やクリック率などのKPIを分析し、メールの内容を改善すれば効率的に営業活動することが可能になります。
今回ご紹介した内容を参考にしていただき、営業メールのPDCAを回していきましょう。
必要に応じてメール配信サービスを使っていただくことで、KPIの分析やメール配信のさらなる効率化も可能です。
ぜひ本記事の内容をご活用ください。
