現代のビジネスにおいて、データは極めて重要な役割を果たしています。
とくに、営業においては、顧客情報や売上データなどの管理が欠かせません。
そこで本記事では、営業管理に必要なデータ管理の基本項目やおすすめの営業管理システムについて解説します。
データを正しく管理することで、効率的な営業活動やビジネスの発展を実現することができます。
ぜひ営業管理の重要性とその実現に必要な手段について確認してみてください。
営業管理とは？
そもそも営業管理とはどのような意味なのでしょうか？
営業管理とは、部門で設定された目標を達成するために、営業部門全体の数字や活動を可視化し管理することです。
具体的にいうと、営業担当者一人ひとりが行なっていた営業活動をシステムで一元管理します。
そして、蓄積されたデータを元にして、組織全体の営業力を高めていくことが目的です。
その実現に必要な手段として、CRM（顧客管理システム）やSFA（営業管理システム）と呼ばれる営業支援ツールを活用しながら、営業活動全体の最適化を行います。
営業管理が必要な理由
営業管理が必要な理由は、営業管理を行った方が営業目標を達成しやすいからです。
従来の営業活動は営業マン個人のスキルや人脈に依存して、営業目標を達成することが多い傾向にありました。
しかし、それでは安定的に営業目標を達成することができません。
一方で、営業管理を行えば優秀な営業マンのノウハウや人脈を共有することができるため、組織全体の営業力が向上し、営業目標を達成しやすくなるのです。
営業管理を行うメリット
営業管理を行うメリットには、具体的にどのようなものがあるのでしょうか？
ここでは、営業管理を行うメリット6選を紹介します。
潜在的な売上の明確化と最大化
営業管理には潜在的な売上の明確化と最大化のメリットがあります。
営業活動を管理することによって、今まで見落としていた潜在的な顧客や商機を見つけ出すことができるでしょう。
また、売上目標を設定し達成状況を定期的に確認することで、営業チームの売上の最大化が期待できます。
これによって、収益の安定化やビジネスの成長を促すことができるのです。
営業ナレッジの蓄積
営業管理を行うと営業ナレッジが蓄積され、組織の成長に貢献します。
たとえば、顧客情報や過去の取引履歴、問い合わせ対応の方法などの情報が蓄積されます。
これによって、新しい営業担当者のトレーニングやチーム内での情報共有がスムーズになるでしょう。
また、蓄積されたデータを分析することで営業戦略の改善点や問題点を明確化することができ、組織の売上アップにつながります。
属人化の回避
営業管理のメリットとして、属人化の回避が挙げられます。
営業担当者の個人的なスキルや知識に依存し業務が進んでいた場合、その人が退職したり休職したりした際に業務がストップしてしまう恐れがあります。
しかし、営業管理システムを導入することによって、情報の共有化やタスクの進捗状況の把握が可能となり、個人の業務に依存することなく業務を継続できます。
営業活動の効率化
営業管理による営業活動の効率化には、顧客情報や商談履歴の共有、業務の自動化、作業時間の削減などがあります。
これにより、営業マンはより多くの時間を顧客対応や営業活動に割くことができ、商談の獲得率や顧客満足度の向上につながるでしょう。
また、営業活動の進捗状況の可視化や分析により問題点や改善点を把握し、営業戦略の見直しや改善にも役立ちます。
営業活動の可視化
営業管理のメリットとして、営業活動の可視化があります。
営業活動の進捗や成果を可視化することにより、チーム全体が目標に向かって一致した行動を取ることができ、成果につながりやすくなるでしょう。
また、上司や関係部署との情報共有もしやすくなるため、コミュニケーションが円滑化しより効果的に営業活動を行うことができます。
営業分析ができる
営業管理を行うことで営業活動に関するさまざまな情報を収集し、分析することができます。
これによってどのような営業戦略が効果的なのか、どのような改善点があるかを見つけ出すことができるのです。
また、営業分析により顧客のニーズや傾向を把握することができ、それに応じた営業活動の調整ができるようになります。
営業管理の項目7つの基本と秘訣
ここでは営業管理の項目7つの基本と秘訣を紹介します。
どの項目も重要なので、しっかりと理解しておきましょう。
目標管理（ギャップ管理）
目標管理（ギャップ管理）は営業活動に必要な目標を設定し、それに対しての現状とのギャップを把握することで、目標達成に向けた具体的なアクションを考えるための手法です。
たとえば、売上目標を設定し実際の売上と比較することによって、達成するための課題を明確化します。
そのためには、正確なデータの蓄積や分析が欠かせず、適切な営業管理システムの導入が重要です。
また、目標管理を徹底することで売上の拡大や顧客満足度の向上など、企業の成長に大きく貢献します。
取引先・顧客管理
取引先・顧客管理は、顧客データの収集・分析を行い、顧客との良好な関係を構築し維持することが目的です。
取引先・顧客情報は、営業活動の成否に大きな影響を与えるため、営業担当者は顧客データの精度を高め最新の情報を収集し管理する必要があります。
たとえば、取引先・顧客管理システムを活用することによって営業活動のスケジュール管理、タスク管理、顧客情報の共有などを行い、営業活動を効率化していきます。
顧客管理を適切に行うことで、顧客満足度の向上や長期的な顧客獲得につながることが期待できるでしょう。
案件管理
営業において、案件管理は重要な役割を担っています。
案件管理を行うことによって、営業担当者は自社の案件状況を正確に把握し、適切なアクションを取ることが可能です。
具体的には、案件の進捗状況や予算、対応履歴などを管理し、顧客とのコミュニケーションを円滑に行うことができます。
また、案件管理システムを利用することによって、複数の担当者が同じ案件を扱う場合でも情報共有がスムーズに行えるでしょう。
そのため、チームワークの強化にもつながり、営業担当者はより効率的な営業活動ができるようになります。
行動管理
営業管理の行動管理は、営業活動における実践的な取り組みを促進するための重要な要素です。
具体的には、営業担当者が顧客とのコミュニケーションや商談を行うためのスジュールやアクションプランの策定や実行管理などが含まれます。
これらの行動管理によって、営業担当者は自分の行動計画に沿って行動し効率的に業務を進めることができるでしょう。
さらに、適切な行動管理を行うことによって営業担当者のパフォーマンスが向上し、結果的には営業成果の向上につながります。
モチベーション管理
営業チームのモチベーションを高く保つことは、売上を伸ばすうえで重要です。
モチベーションが高い営業チームは、積極的に新しい顧客を獲得したり、既存顧客との関係をより強化することができます。
モチベーションを高める方法はさまざまですが、目標の設定や達成に向けた報酬制度や業務上の成長機会の提供、フィードバックやコミュニケーションなどが有効です。
また、個人の意欲や特性を考慮して、一人ひとりにあったモチベーションのアプローチを行うことも大切でしょう。
人材育成管理
営業チームの人材育成管理は新たな営業スキルを身につけることや、仕事の成果につながるフィードバックを受けることで、チームメンバーのモチベーションや士気を高め営業活動の質を向上させることができます。
このためには、個人のニーズに合わせた教育プログラムを用意し、コーチングや研修プログラムによって直接的な指導を行うことが必要です。
また、定期的な評価や目標設定を通じて、チームメンバーの成長を促しキャリアアップの機会を提供します。
営業チーム全体の管理
営業チーム全体の管理はチームの統制やコミュニケーションを円滑に行い、チームの目標達成をサポートすることが目的です。
具体的にはチーム全体のモチベーション向上や目標の共有、タスクの割り当て、進捗状況の確認、フィードバックの提供などが含まれます。
営業チーム全体の管理がうまくいくと、各個人の生産性が向上したり顧客対応が改善します。
また、リーダーがメンバーを理解し適材適所での育成を行うことによって、メンバーのスキルアップも期待できるでしょう。
営業管理を行うときの注意点
営業管理を行ううえで、注意しておきたいポイントがあります。
ここでは、営業管理を行うときの注意点について解説します。
現場の状況を把握し、適切な管理を行う
営業管理において、現場の状況を適切に把握することが重要です。
現場の状況を理解することによって、問題や課題を早期に発見し、迅速な対応が可能になります。
そのためには、現場担当者とのコミュニケーションや情報共有が欠かせません。
営業の成果を最大化するためにも、営業担当者やスタッフとは良好な関係性を築いておきましょう。
情報共有・コミュニケーションを徹底する
営業管理において、情報共有とコミュニケーションは非常に重要です。
情報共有を徹底することで、営業チーム全体での情報共有が可能になり、情報の漏れやミスを防ぐことができます。
また、コミュニケーションを図ることでチーム内の意思疎通がスムーズになり、協力体制を構築することができます。
情報共有とコミュニケーションを徹底することで、営業チームはよりスムーズに業務を進めることができ、顧客からの信頼を得ることができます。
ツールを活用して形式化する
営業管理において、ツールを活用して形式化することが大切です。
たとえば、営業日報や営業プランを作成する際には定型文やテンプレートを使用し、情報の整理や共有を行うことができます。
また、営業成績や予算の管理には表計算ソフトや営業支援ツールを活用することが有効です。
これらのツールを活用することで、情報の一元管理や効率化が図れます。
実績・行動を評価する指標を作る
営業管理において、実績・行動を評価する指標を作ることは非常に重要です。
具体的には営業成績や顧客数、営業活動の回数や成約率など、定量的なデータを元にした指標を設定します。
これらの指標を設定することによって、営業チームの業績を評価し改善点を見つけることができるでしょう。
また、指標を設定することで営業マン自身も目標を持って業務に取り組むことができます。
ワークフローを作成する
営業管理において、ワークフローを作成することも重要な要素といえます。
ワークフローとは、営業プロセスにおける各工程を明確にし誰が何を担当するのかを明確にすることです。
具体的には営業活動の種類や手順を定義し、営業担当者や期限を設定します。
これによって、営業チーム全体でのタスク管理や進捗管理がしやすくなり、業務の効率化や品質向上につながります。
営業管理ツールはSFA/CRMがおすすめ
現代は営業DXが推進されていますが、その中でも営業管理に便利なITツールがあります。
ここでは、おすすめの営業管理ツール「SFA/CRM」について紹介します。
オンラインストレージなどで共有したエクセル
営業管理の方法として、ストレージなどで共有したエクセルを活用する方法があります。
エクセルは一定のデータ量までであれば無料で利用できますし、柔軟性が高くカスタマイズが容易であるというメリットがあります。
また、オンラインストレージでエクセルを共有することにより、複数の営業担当者が同じデータにアクセスし情報を共有することが可能です。
ただし、エクセルによる管理には人為的なミスや誤った情報の記載が起こりやすいため、適切なコントロールとチェック体制を構築するようにしましょう。
SFA /CRM
営業管理ツールのSFA/CRMは、営業活動の効率化や顧客管理の強化を目的とした営業支援ツールです。
SFAでは営業担当者の業務効率化を支援するために使用され、営業日報や商談履歴などを管理します。
CRMでは顧客情報を収集し、それを元にして顧客へのアプローチ方法を考えたり顧客とのコミュニケーションを強化したりすることで、顧客満足度の向上を図ります。
これらのツールによって、顧客との関係構築や売上拡大につながる営業活動の効率化が可能となるのです。
ただし、導入にはコストやシステム構築の時間がかかるため、適切な導入計画と十分な検討が必要でしょう。
成果の上がる営業管理のコツ
営業管理で成果を上げるためには、正しいアプローチの仕方があります。
最後に、成果の上がる営業管理のコツ3選を紹介します。
自社に適したツールを選ぶ
自社に適したツールを選ぶことは、営業管理で成果を上げるうえで重要なポイントです。
この選択を間違えてしまうと、スムーズに業務運用をすることができません。
そのため、SFA/CRMを導入する際には自社の業務プロセスや目的に合わせて機能を選定し、導入前のヒアリングやデモなどを通じて十分な検討を行いましょう。
また、導入した後も定期的な改善や運用状況のモニタリングを行い、より効果的な営業管理を行うことも大切です。
管理項目を絞る
営業管理のコツの一つとして、管理項目を絞ることが挙げられます。
過剰な管理項目を設定してしまうと、営業担当者が業務に集中できず効率が低下することがあるのです。
そのため、営業担当者が本当に必要な情報や指標を絞り、的確な情報を提供することが重要だといえます。
管理項目を絞ることによって、効率的に業務を進めるように工夫しましょう。
他部門と連携する
営業管理において、他部門との連携は非常に重要な要素です。
たとえば、製造部門との連携が取れていると販売予測を正確に行うのに役立ちます。
また、顧客サポート部門との連携が取れてる場合は問題が発生した場合に迅速かつ適切な対応ができるでしょう。
営業部門だけでなく、企業全体で協力し合い目的達成に向けて取り組むことが必要です。
まとめ
ここまで営業管理とは何か、営業管理のメリットや成果の上がるコツについて説明してきました。
営業活動のよくある課題として、業務が属人化し案件や顧客をチーム全体に共有できていないことがあります。
そんな課題を解決するためには営業管理が重要です。
営業管理を行えば、顧客情報を一元管理し営業チーム全体に共有することができます。
また、トップセールスのノウハウを積極的に新人や若手にも伝えることもできるでしょう。
これからの営業活動には営業活動が必須となるため、ぜひ自社に合ったITツールを導入することをおすすめします。
弊社は他にも営業に役立つ情報も発信しているので、併せてご覧ください。
