「アポ取りのメールの書き方がわからない」
「アポ取りのメールの例文やテンプレートが欲しい」
このようなお悩みをお持ちではないですか？
営業のアポ取りメールにはいくつか書き方のポイントとコツがあります。
これらのコツを押さえることで、商談や面会にこぎつける可能性がグッと高まるでしょう。
営業のアポ取りメールを書くことが苦手な方は是非読んでみてください。
アポを取る理由
アポイントを取る理由は、効率的に営業活動を進めるためです。
商談や面会の予約をとることなく突然顧客の企業を訪れるところを想像してみてください。
顧客も忙しいですよね？
このような「飛び込み営業」は面会する時間をとってもらえず、相手から門前払いされることになるのは時間と労力の無駄になります。
また、事前に面会の約束を取り付けることなく相手企業を訪れることで、相手に「迷惑である」というイメージをもたれてしまい第一印象を悪くすることにもつながります。
事前に電話やメールで面会の約束を取り付けることは面倒に感じるかもしれませんが、営業の効率だけでなく礼儀の上でも事前のアポ取りは必要です。
アポ取りメールを送る際のポイント
アポ取りのメールを送る際に気を付けるべきポイントが10個あります。
この章ではそれぞれの重要事項と、その理由について解説します。
件名はわかりやすく短文で書く
顧客によっては1日に数十件ものメールを受信することがあります。
その際、相手はメールの件名や送り主を見ながら優先順位を立ててメールを読むことになるでしょう。
簡潔でわかりやすい件名にしておくことで、相手がメールを開封して読んでもらえる確率がグッと高まります。
本文は要点、詳細の順に書く
件名と同様に本文も簡潔でわかりやすくする必要があります。
そのためには、要点を先に書いて詳細はその後に書くと良いでしょう。
例えば、下記がその例です。
- 要点
弊社のサービス◯◯についてお話に伺いたいので、ご都合の良い日時を教えていただけますか？
- 詳細
お時間は30分ほどいただければと思います。
◯月◯日〜◯月◯日でご都合の良い日時を3つ教えていただきたいです。
◯月◯日までご返信お願いいたします。
アポ取りのメールの目的や要点が曖昧だと、相手が不審に思い返信を躊躇することにつながります。具体的に書くようにしましょう。
会社名・個人名・連絡先を入れる
アポ取りのメールだけでなく、ビジネスメールでは必ず会社名、個人名、連絡先を記載するようにしましょう。記載の仕方は下記の通りです。
例）ご不明な点やご質問があれば、下記までご連絡ください。
- 株式会社◯◯営業部 山田 太郎
- 直通番号：0123-456-789
- 携帯番号：080-123-4567
- メールアドレス：abcde@co.jp
メールを送った経緯を書く
アポ取りのメールを送る相手は面識がないことが多いでしょう。
その場合メールを送ろうと思ったきっかけ、誰から紹介されたのかなどの経緯を書くことで、相手の不安や不信感を払拭することができます。
例）
- 元担当者の◯◯の紹介より、ご連絡をした次第です。
- 昨日の中小企業懇親会でご挨拶をさせていただきました。昨日お話した◯◯についてさらに詳しくお話をさせていただきたく〜
相手が話を聞くメリットを提示する
アポ取りのメールはこちら側からお願いする形になるので、一方的なコミュニケーションになりがちです。
実際に面会や商談の場を持つことになった場合、相手の時間をいただくことになります。
そのため話を聞くメリットやベネフィットを提示することで、お互いがウィン・ウィンになるようにすると商談や面会にこぎつけやすくなるでしょう。
「まずはお時間を頂いて…」はNG
アポ取りのメールで商談の内容を一切書かずに、「まずはお時間を頂いて…」と記載するのは良くないです。
目的や用件を伝えることで、相手はあなたと面会する時間をとるべきかどうかを考えます。
だからといって長々と用件を書いてしまうと、今度は相手に読んでもらえなくなります。
メールの用件や目的などを簡潔に、かつ分かりやすくまとめましょう。
正しい敬語を使う
メールは電話と異なり文章として形が残ります。
そのため、言葉遣いや敬語の使い方に十分配慮する必要があるでしょう。
細かい点ではあるかもしれませんが、これらのことがきちんとできていないと、相手に与える第一印象を悪くしてしまう可能性があります。
なお、よくある間違いとしては役職名の後に「様」を付けることです。
役職名そのものが既に敬称になっているので、「様」は不要です。
日時をこちらから3つ以上提示する
日時をこちらから必ず3つ以上提示してください。
日時の候補を複数用意しておくことで、相手との時間の調整が容易になります。
また、複数の日程を提示してみて都合がつかない場合の対応策についても触れておくと良いでしょう。
例）
- ◯月◯日(◯) 10:00-15:00
- ◯月◯日(◯) 11:00-14:00
- ◯月◯日(◯) 13:00以降
なお、上記の日程が難しい場合は◯日以降でご都合の良い日程を教えていただけますと幸いです。
送信する日時に注意する
緊急の連絡を除いては、相手の勤務時間外や始業離直後にメールを送信することはマナー違反です。
これらの時間帯にメールを送信してしまうと、開封率の低下にもつながります。
相手が負担に感じない時間帯にメールを送るようにしましょう。
返信してもらう期限を設定する
返信してもらう期限を設定することで、相手から返信してもらえる確率を上げることができます。
期限を決めておくと相手の記憶にも残り、あなたのメールに返信する優先順位が上がるからです。
例）
◯日までにご返信いただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、◯日までにご連絡いただけますでしょうか？
アポ取りメールの基本構成
続いては、アポ取りメールの基本的な設定や構成についてご紹介します。
テンプレートとして活用してみてください。
宛先（名前、会社名）
まずは宛先を本文冒頭に記載します。記載の方法は下記の通りです。
分かるのであれば、相手の部署や役職も記載することで丁寧な印象を与えることができます。
挨拶、自己紹介
続いて、挨拶と自己紹介をしましょう。
これは宛先によって内容が異なります。
新規顧客に送る場合と、これまでに取引経験のある顧客に送る場合は使い分ける必要があるので、後ほど説明する詳細を参考にしてみてください。
ここで相手にメールを送った経緯や理由に触れておくことをオススメします。
このような情報を冒頭で先に伝えておくことで、相手の不審感を拭いさらにメールを読み進めてもらうことにつながるからです。
メールの主旨
メールの主旨の部分では自社の製品やサービスの紹介ではなく、アポイントのメールを送った理由を簡潔に述べてください。
本文
本文を書くポイントは「的確、簡潔、そして分かりやすく」です。
5W1H (Who・When・ What・Why・ Where・How)を意識して書くことで相手に情報が伝わりやすくなります。
そして、書く際は要点を述べてから詳細に移るようにという点も忘れないでください。
結びの言葉(返信締切、お礼)
返信の締め切りと、お礼の文を記載して結びの言葉とします。
署名（自分の名前、会社名、連絡先）
最後はあなたの署名です。
自分の名前、会社名、メールアドレスや電話番号といった連絡先を記載します。
アポ取りメールの例文紹介
アポ取りメールは相手との関係性によって内容が若干異なります。
ここでは、相手を下記の3つのグループに分けてアポ取りのメールの例文をご紹介します。
- 新規顧客へのアポ取りメール
- 既存顧客へのアポ取りメール
- 紹介してもらった顧客へのアポ取りメール
新規顧客へのアポ取りメール
- 件名
貴社訪問のお願い 【ABC株式会社 山田太郎】
- 本文
ABC株式会社
マーケティング部 部長
鈴木 花子樣
突然のご連絡にて失礼いたします。
株式会社◯◯ 営業部担当の山田太郎と申します。
先日貴社のホームページを拝見させていただきました。
貴社の◯◯事業において、当社の新サービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡させていただいた次第です。
もしよろしければ、鈴木様に直接お会いして内容をご説明させていただければと考えております。
下記の日程でご都合がよろしい日時はございますか？
候補日時
◯月◯日(◯) 10:00-15:00
◯月◯日(◯) 11:00-14:00
◯月◯日(◯) 13:00以降
いずれの時間帯もご都合が悪い場合は、◯日以降でご都合の良い日程を教えていただけますと幸いです。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。
既存顧客へのアポ取りメール
- 件名
新サービス◯◯のご案内
- 本文
ABC株式会社
マーケティング部 部長
鈴木 花子樣
いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯ 営業部担当の山田太郎と申します。
先日は弊社のサービスをご利用いただきまして誠にありがとうございました。
この度当社の新しいサービスである◯◯について、ぜひ鈴木様とお会いしてご意見を参考にさせていただきたいと考え、ご連絡差し上げました。
お忙しいところ大変恐縮ですが、下記の日時より30分ほどお時間をいただくことは可能でしょうか？
候補日時
◯月◯日(◯) 10:00-15:00
◯月◯日(◯) 11:00-14:00
◯月◯日(◯) 13:00以降
いずれの時間帯もご都合が悪い場合は、遠慮なくお申し付けください。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。
紹介してもらった顧客へのアポ取りメール
- 件名
打ち合わせの日程のご相談【株式会社abc 山田 太郎】
- 本文
ABC株式会社
マーケティング部 部長
鈴木 花子樣
はじめまして。
昨日、中小企業懇親会にてご紹介いただいた株式会社abcの営業担当の山田太郎です。
お話したサービスの件でご連絡いただきました。
ぜひ、弊社のサービスについて直接鈴木様にご紹介する時間をいただきたく存じます。
お忙しいところ大変恐縮ですが、下記の日時より30分ほどお時間をいただくことは可能でしょうか？
なお、ご説明は30分程度を予定しています。
候補日時
◯月◯日(◯) 10:00-15:00
◯月◯日(◯) 11:00-14:00
◯月◯日(◯) 13:00以降
いずれの時間帯もご都合が悪い場合は、遠慮なくお申し付けください。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。
アポ取りメールへの返信方法
つづいて、アポ取りメールへの返信方法のポイントについてご紹介します。
返信は「Re:」をつけたままにする
「Re:」は、メールを返信する際に自動的にメールの件名に付けられます。これは返信されたことの証です。
「Re:」を残しておくことで、メールの受信相手が新規メールであると勘違いさせることを防ぐことにもつながるので残しておくようにしましょう。
しかし、相手とのメールのやり取りが続くと「Re: Re: Re: Re:」となり見栄えが悪くなります。
件名が読みづらくなってしまうと良くないので、その場合は最初の1つだけを残すようにしてください。
アポの日時・場所を繰り返し確認する
相手があなたとの面会や商談の日時を提示した場合、返信のメールでは「◯日の◯時に◯◯にお伺いします。」とそのアポの日時と場所を繰り返して確認しましょう。
このように繰り返し確認することで、面談の日時をお互いに誤解する確率がグッと下がります。
また、それと同時に面会や商談の時間を割いてくれた相手に対してお礼を述べることも忘れないでください。
返信の返信をするのかは関係性による
相手から返信が来た場合は「面会日程の再確認」や「お礼」のメールを返信することが基本です。
しかし、この返信の返信は絶対に必要とは限りません。
あなたと相手との関係性や、メールの内容によっては返信の返信が不要な場合があります。
臨機応変に対応するようにしてください。
アポを取った後にしておきたいこと
アポ取りのメールを送り、相手の返信に対して再確認の返信をしたら終わりではありません。
まだまだやるべきことはあります。
最後にアポを取った後にしておきたいことについてご説明します。
アポの前日・当日にリマインドする
アポイントの前日や当日にリマインドメールを送るのがマナーです。
事前にリマインドをしておくことで、面談の予定を忘れられてあなたの時間や労力が無駄になってしまうことも無くなるので、必ずリマインドするようにしましょう。
リマインドをするタイミングは前日の夕方から当日の朝がオススメです。
スケジュール変更をする場合はすぐに連絡する
面会や商談の予定を立てた後に急な予定が入り、アポのスケジュールの変更や調整が必要になることもあるでしょう。
その際には下記の点に気をつけながらリスケジュールしましょう。
相手に早めに連絡を入れる
可能な限り相手が提示してくれた複数の候補の中から別の日時を選ぶ
相手が提示してくれた日時での面会が難しい場合は謝罪とスケジュール変更の理由を説明し、再度面会の日程を決める
相手に謝罪をする場合は、できればメールではなく電話で話したほうが誠実な印象を与えられます。
アポ後にお礼メールを送る
無事に面会や商談を終えることができたら、当日中にお礼のメールを送付しましょう。
話題となった内容をまとめたアジェンダもまとめておくと、相手も商談の内容を再確認することができるのでオススメです。
フォローのメールを送る
そして、商談直後のお礼のメールではなく、翌日以降にフォローのメールを送ることも忘れないようにしましょう。
フォローのメールには次回の打ち合わせの予定や、今後の流れについての提案といった内容を書いてください。
まとめ
今回記事ではアポ取りのメールの書き方のポイント、相手との関係性別のメールの例文、そしてその後の対応についてご紹介しました。
営業のアポイントメールは、場合によっては相手からあなたへの印象を決めるだけではなく、会社に対するイメージを作り上げてしまうこともあります。
この記事でご紹介したことを参考にしながら相手に対する敬意を示し、失礼のないアポ取りのメールを送るよう心がけてください。
アポ取りのメールの質を上げることで、営業効率やアポ獲得率が上がることは間違いなしです。
