営業支援とは、その名の通り営業を支援することです。では、営業という仕事はどんな仕事なのでしょうか。
営業とは、企業の利益を上げるために行う活動のことです。営業の業務内容は、多岐にわたります。
営業戦略、アプローチ先の特定・リスト作成、アポ取得、商談・見積もり作成、受注納品手配、納品・請求書発行、アフターフォローなど、
いくつもの仕事をこなしながら、顧客とのコミュニケーションもとらなければなりません。そうした一連の活動を、会社が組織的に支援する一連の手段や仕組みが営業支援です。
営業支援によって、商談以外の業務を効率的にこなし、利益を上げるための商談に時間を使えるようにできるでしょう。
この記事では営業支援を導入するメリット、導入する際のポイントを解説していきます。
営業支援とは？
営業支援とは、営業担当者が行う様々な業務の効率化を行い、生産性を向上させることができるように、環境を整えることをいいます。
営業支援により顧客獲得や売り上げの向上を目指すことができ、営業コアタイムを増やすことが出来るでしょう。
営業コアタイムの定義は以下となります。
- 顧客と会っている時間
- 顧客と電話している時間
- 顧客にメールを書いている時間
- 直接顧客とコンタクトしている時間
営業担当者と顧客との信頼関係ができていなければ、電話やメールに時間を割いてはくれません。この営業コアタイムと売り上げは、簡単に言えば正比例の関係にあることも珍しくないのです。
営業支援を行うメリット
営業支援を行うことで、営業担当者の負担が軽減されます。軽減されることで、どのようなメリットに繋がるのかみていきましょう。
売り上げアップに繋がる
理想的な営業支援は売り上げに直結していることです。効率的に業務をこなしていても、利益が出てなければ意味がありません。売り上げや利益に直結するためには業務内容の細分化を図り、どの部分が業務に影響しているのか、もっと効率よくできるとこはないかを具体的に見つけ出すことです。
問題を抱えていない部分に支援を行っても効率が悪いので、問題点を具体化し的確に支援することが売上アップに繋がるでしょう。
営業コアタイムの拡大
営業支援を行うことで、業務の問題点を具体化して、営業コアタイムを増やすことができるでしょう。営業コアタイムとは、顧客に直接アプローチしている以下のような時間のことを指します。
- 顧客にアプローチする時間
- 顧客が抱える課題についてヒアリングする時間
- 案件化のために解決策を提案している時間
- 新規顧客を開拓する時間
- 既存顧客にルート営業をかけている時間
- 顧客にアップセル・クロスセルをかけている時間
営業コアタイムが増えることでコミュニケーションを取る時間が増えるので、
顧客の抱える課題や悩みを解決に繋げることができます。
営業スキルの均質化と負担軽減
営業業務は営業担当者が固定し個人で完結することが多いので、営業スキルに関して個々の能力に差があることが少なからず成果に影響があるはずです。
特に新人営業社員では、最初は分からないことや苦手なことも多いでしょう。だからといって、スキルの高い社員に頼ってばかりでは企業運営に限りがありますし、利益にも繋がりにくくなります。
スキルの高い営業社員の営業ノウハウや活動実績を共有し、新人営業社員の早期戦力、営業チームのスキルの向上でそれぞれの負担軽減に繋がるでしょう。
営業活動の効率化
営業社員は外回りの仕事が多く顔を合わせる機会が少ないので、営業業務の連絡や報告の度に説明しなければなりません。
報告、連絡、相談が大切な営業業務ですが、説明のたびに手間がかかります。営業支援を取り入れることで日頃から情報共有できるので、営業情報の蓄積、報連相を簡潔化できます。
営業担当者変更に伴う引き継ぎも、スムーズに行うことができるでしょう。
営業活動が属人化しにくい
営業活動の属人化とは、営業活動が営業社員個人に依存してしまっている状態です。
「あの人がいないと困る」など、一人の営業社員にしかできない業務があることで依存した状態になってはいないでしょうか。
属人化していないというのは、営業社員がそれぞれ退職、人事異動、急な休みを取り担当者変更があってもスムーズに引継ぎができる状態です。
特定の営業社員がいなくても営業活動ができている、うまく回っている、利益が出ることが理想的と言えるでしょう。
モチベーションの向上
営業社員のモチベーションを保つためには、会社に認められ、活動と結果が伴っていることが一番です。
頑張って営業業務をしても、結果が出ず認められなければ業務をこなすことが苦痛になっていく人も多いでしょう。
営業チームで情報を共有したり、他の営業社員の業務が見えていればアドバイスをすることができます。
営業支援を行うことで、社員の業務が見えるようになってモチベーションを向上せることが可能です。
営業支援を成功するためのポイント
営業支援を成功させるには、どのようにすれば良いでしょうか。ここでは成功させるための７つのポイントを見ていきましょう。
営業プロセスを書き出し可視化
一つ目は営業プロセスの可視化です。
営業プロセスとは、アポイントから契約終結に至るまでの営業活動の流れを別々に分解し、わかりやすく整理したものです。
まず、業務プロセスごとに分けてみましょう。
アポイントから契約までの顧客対応のコア業務と、データ入力や日報作成などの事務業務に分けることができます。
次に、可視化された営業プロセスの中で課題がないか見ていきましょう。明確になった課題が見えれば、どのように対応していけばいいかわかってきます。
顧客リストの作成
二つ目は、顧客リストの作成です。
営業支援を効果的に行うためには、顧客リストを作成することが大切になってきます。顧客リストとは、顧客の情報を記載しているリストのことです。顧客に紐づく企業名、電話番号などの連絡先、営業担当者などの記載があります。
他には顧客への営業アプローチや進行状況なども記載することで、急遽営業担当者が変更になったとしてもスムーズに引継ぎを行い、営業業務に支障が出ないようにできるでしょう。
効果的な手法に対する共通認識
三つ目は、効果的な手法による共通認識です。
スキルを持った営業担当者が営業ノウハウやアプローチ、成功事例など、一つひとつのステップを営業チーム全体で共有します。そうすることで利益が出やすく、無駄なく効果が表れるでしょう。
営業担当者によって成績に差がある営業チームは、先々のことを踏まえて個人のスキルに頼ることなく、営業チーム全体のレベルアップできる仕組みを整えていくことが大切です。
ボトルネックの特定
四つ目は、ボトルネックの特定です。
ボトルネックとは、全体の成果や能力に影響をする最も問題となっている箇所をいいます。水の入ったボトルに物を入れるとボトルのくびれ部分で詰まってしまい、水の流れを邪魔することから名付けられました。
ボトルネックの箇所を特定することで、営業の生産性を下げている問題点や改善点が明確になります。
具体的な改善策を検討
五つ目は、具体的な改善策の検討です。
ボトルネックをもとに、営業支援が必要な内容を特定します。例えば、見積書請求書の作成に時間がかかる問題点が特定できたなら、作成ツールを活用することで解決に繋がります。
顧客に割く時間が取れないならば事務業務を減らしたり、事務業務を行うために帰社しなくてもいいようにしたりする必要があるでしょう。
このように具体的な改善策が検討できれば、スムーズに業務を進めていくことができます。
営業支援サービスを導入
六つ目は、営業支援サービスの導入です。
企業によっては複数の営業支援を導入することもあるかもしれません。ですが、よさそうだから導入してみたり、問題点がない箇所へ営業支援を導入しても、時間もお金も無駄になってしまいます。
問題点のない箇所へ導入することで、今までの成果も無駄になってしまう可能性もでてきます。
営業支援サービスを無駄にしないためにも、問題点を明確化して営業支援サービスを導入しましょう。
営業支援システム（SFA）の導入も検討
七つ目は、営業支援システム(SFA)の導入の検討です。
SFAとはSales Force Automationの略で、営業支援ツールと訳されます。SFAの中には、以下のような機能があります。
- 顧客情報管理機能
- 営業活動履歴、活動分析機能
- プロセス管理・可視化機能
- 売上・実績管理機能
- タスク管理機能
- ターゲットリスト作成機能
SFAには出先から情報を共有するシステムが備わっているので、帰社する必要がなくミーティングや報告に割く時間を軽減できます。
SFAを導入することでコアタイムが確保されるので、結果に繋がりやすくなるでしょう。
システムを導入する際のポイント
営業支援システムを導入すれば、営業業務の効率化が図れることがわかりました。では、導入する際におさえておきたいポイントをみていきましょう。
自社に合った物を選ぶ
新しいシステムを導入する際には、自社に合ったものを選びましょう。
SFAにはいろいろな種類があり、コストもさまざまです。
まず、自社に必要なものは何か、導入することで改善できることは何かを明確にしましょう。
また、操作が難しければ導入しても活用できずに、業務がやりづらくなってしまう可能性も出てきます。
導入することで問題が改善でき、操作が簡単で誰でも活用できるものをおすすめします。
導入後の業務フローを整備しておく
SFAシステムを導入する際、導入後の業務フローを決めておく必要があります。
業務フローとは、行っている業務のプロセスをわかりやすく可視化したフロー図のことです。業務フローが整っていれば、業務をスムーズに行うことができるでしょう。
業務フローが整っていないまま導入すると、SFAが定着せず業務がスムーズにいかない可能性があります。
いつ、誰が、どこに、何のデータを、どのようにSFAにデータを入力するのか、図を見ただけである程度流れがわかるように、営業チームでルールを定めておくとスムーズに進めることができます。
サポート体制が整った物を選ぶ
SFAシステムを導入しても、定着せずに活用できていないケースもあります。定着するまで、現場で手探りで活用していては時間も手間もかかってしまい、導入した意味がありません。
多機能が備わっているものは、操作が難しく使えないこともあります。導入時に使用方法のレクチャーや、幅広いサポート設備が充実しているか確認して選びましょう。
無料トライアルのできるSFAシステムを利用して、直接営業社員に触ってもらうのもいいでしょう。
費用対効果を検討する
SFAシステムの導入を成功させるためには期待できる営業経費削減や、売り上げ増加ができるかなど、費用対効果を検討する必要があります。
自社に合ったSFAシステムを導入し、最小限のコストで最大限の効果を得る事ができるのかを検討することがとても重要になってきます。
CRMやMAと一体型かどうか
SFAシステムの機能はさまざまです。SFAシステムは商談から受注までの案件に特化したシステムで、営業活動の最適化を行うにはできることに限りがあります。なので、CRAやMAを使う必要が出てくるでしょう。
CRAは顧客情報をデータベース化し、既存顧客との関係維持、営業活動の最適化を行います。MAはマーケティング活動を自動化するシステムで、有意義な商談になるためのヒントを得ることも可能です。
それぞれのシステムを導入することもできますが、コストもかかり、操作も複雑になるでCRAやMAの一体型を選ぶことがポイントです。
BtoB向けかBtoC向けか
BtoBとBtoCの違いを理解しておく必要があります。
価格の違い
決裁者の違い
購買までの検討期間の違い
わかりやすく説明すると、BtoBは企業から企業に対して商品を売ることで、複数回取引したり社内で検討したりするケースです。
BtoCは企業が個人に対して商品を売ることで、ネットショップ、旅行会社、コンビニなどがそれに当たります。
営業支援効果を発揮できるように、自社にあったSFAシステムを選びましょう。
マルチデバイスに対応しているか
外出の多い営業業務ではPCだけでなく、複数のデバイスに対応しているか重要になってきます。
外回りをしているのにスマートフォンやタブレットで使えなければ不便です。
まとめ
この記事では、営業支援についてご紹介しました。
営業支援は営業業務の負担を軽減し、サポートすることができます。そうすれば、業務の効率化を図り、営業コアタイムの拡大が期待できれば、営業社員のモチベーションアップに繋がります。
改善点や問題点を洗い出し検討すれば、自社に合った営業支援システムを導入できるでしょう。
