アポ取りは新規顧客を獲得するために必要な営業活動の第一歩です。
アポ取りが上手くいかなければ、顧客と商談ができないので、顧客から信頼されるようなアポ取りをする必要があります。
本記事では、アポ取りとは何か、アポ取りの方法やコツをまとめて解説します。
具体的なテンプレートも用意しているので、営業でアポ取りをするときは、ぜひ参考にしてみてください。
アポ取りとは？
アポ取りとはどのような意味なのか疑問に思う方も多いでしょう。
そもそもアポ取りの「アポ」とは、英語のアポイントメントの略称です。
そのアポイントメントを和訳すると、予約・約束となるので、アポ取りとは、商談やプレゼンの場を予約するための活動のことを指します。
アポ取りは、電話やメールを使う方法が一般的ですが、最近では公式ホームページにお問い合わせフォームを設置したり公式SNSを立ち上げて、Webからアポ取りする機会も増えてきています。
自社の強みを生かした方法でアポ取りを行うと、より成約率が高くなるため、さまざまな方法を試してみるといいでしょう。
アポ取りが必要とされる理由
なぜアポ取りが必要とされるのでしょうか？
アポ取りが必要な理由は、効率良く顧客との商談をする機会が得られるからです。
ビジネスにおいて、必ずしもアポ取りをする必要はありません。
実際にアポ取りをせず営業活動する「飛び込み営業」という手法もあります。
しかし、アポイントを取っていないからこそ、会う機会を得られなかったり、迷惑がられたりすることが多いのです。
アポ取りは手間な作業ですが、営業効率を上げるためには必要なことなので、アポ取りのステップを飛ばさないようにしましょう。
なぜアポ取りが難しいのか
アポ取りは、自社の商品やサービスを購入してもらうために必要なステップです。
ただし、営業におけるアポ取りに対して、ネガティブな印象を抱く顧客は多い傾向にあります。
例えば「時間の無駄」、「何か商品を購入させられるのではないか」、「突然知らない企業から営業を受けて不愉快に思う」など、不快なイメージを持っているものです。
あまり印象が良くない営業のアポ取りだからこそ、相手の立場に立って真摯に話を伝えることが大切だといえます。
アポ取りの方法
見込み客とアポイントを取るためには、どのような方法があるのか疑問に思う方も多いでしょう。
ここでは、アポ取りの方法として代表的な電話アポとメールアポについて紹介します。
電話アポ
昔から使われている営業手法でもある電話アポ。
電話アポはその名のとおり、事前に作成しておいた営業リストをもとにして、電話でアポイントを取り、受注獲得を目指します。
電話アポのメリットとしては、社内にいながら手軽に営業活動ができたり、正しい言葉遣いを身につけられることが挙げれるでしょう。
一方、迷惑電話のような扱いを受けて、一方的に電話を切られたりする可能性もあります。
メールアポ
メールアポとは、自社サービスや商品の紹介メールを見込み客にメール送信するという営業手法です。
現在のビジネスシーンではメールなどを使うことが多く、ここ10数年で主流となった営業といえます。
メールアポは担当者に直接コンタクトが取れたり、営業電話ほど押しつけ感がありません。
ただし、開封されずに無視されたり削除されたりするケースが多いのが、メールアポのデメリットといえます。
アポ取り電話の基本的な流れ
「アポ取り電話はどのようにしたらいいのだろう？」と疑問に思う営業担当者の方も少なくないでしょう。
ここでは、アポ取り電話の基本的な流れについて説明していきます。
名前を名乗り挨拶する
まずは、自社名と自分の名前を名乗り、挨拶しましょう。
顧客からすると、突然営業の電話がかかってくる訳ですから、自分が何者なのか名乗らないと、ただただ困惑してしまいます。
そのため、営業電話をする場合、第一声は「突然のご連絡、失礼いたします。」と一言添えたうえで、自社の社名と名前をはっきりと伝えましょう。
要件を伝える
次に、なぜ電話をしたのか、簡潔に要件を伝えましょう。
真っ先に要件を伝えることで、相手に不信感を与えることを避けることができます。
また、電話に出てくれている時点で、相手の貴重な時間を奪っている訳なので、ダラダラと会話するのはやめた方がいいです。
ビジネスにおいて、結論から話すことは鉄板の話し方の手法なので、よく覚えておきましょう。
日程を提示し、調整する
要件を伝えたところ好感触だったなら、アポイントの日程を調整しましょう。
具体的には、顧客のスケジュールを優先したうえで、こちらから候補日を3つほど提示します。
アポ取りをするときは「ご都合の良い日はありますでしょうか？」と聞いてしまいがちですが、これでは相手の負担を大きくしているだけです。
自分から候補日を提示し、貴重なアポイントの獲得を逃さないようにしましょう。
お礼を伝えて電話を切る
最後に、お礼を伝えて電話を切りましょう。
しっかりと感謝のことばを伝えることで、相手に誠意を見せることができます。
また、電話を切るときは、相手が切るのを確認してから切るようにするのが無難な方法といえます。
アポイントが取れた場合はもちろんですが、たとえアポイントが取れなかった場合でも、心を込めてお礼を伝えるようにしましょう。
アポ取り上手が実践している10つのこと
営業が上手い人たちがどんな方法を実践しているのか気になりますよね。
ここでは、アポ取り上手が実践している10つのことについて紹介していきます。
顧客情報の確認とロールプレイング
アポ取りする前は、顧客情報の調査とロールプレイグをしておきましょう。
テンプレートのような営業トークは、相手を不快な気持ちにさせるだけです。
事前に顧客情報を確認し、一つひとつの顧客に対して、オリジナルの営業トークができればいいでしょう。
また、アポ取りまでにロールプレイングをすることによって、本番でスムーズに顧客と会話することができます。
顧客の利益に貢献できる提案の準備
顧客の利益に貢献できる提案の内容も事前に準備しておきましょう。
顧客が本当に求めているのは、自分たちが抱えている問題や課題が解決できるかどうかです。
決して自社の商品やサービスが、どれだけ高性能な機能を持っているかどうかではありません。
クライアントがどんな悩みを持っているのか心理的に深く想像し、相手の利益に直結するような内容を書き出すことをおすすめします。
候補日を複数用意
アポ取りする場合、商談の候補日を複数用意しておくことも大切です。
実際にアポイントが成立しそうな場面で、顧客に候補日を委ねるような行為はあまりおすすめできません。
顧客の負担が増えるだけなので、自分から候補日を指定して、選択肢を絞ってあげましょう。
既存顧客の場合、あらかじめ担当者のスケジュールを確認してから候補日を決めると、より親切です。
アポ取りでは相手を尊重しつつ主導権を握る
アポ取りは相手を尊重しつつ、主導権を握るように心がけるといいでしょう。
営業活動において、顧客を第一優先に考えるのはとても重要なことです。
しかし、相手のことばかりを考えすぎて下手に出ると、すべての決断を顧客に委ねることになります。
あくまでもお客様と営業マンは、対等な立ち位置であるべきです。
詳細を伝えずに興味を引く
実際にアポ取りするときは、詳細な内容を伝えず、相手の興味を引くことを意識しましょう。
アポ取りの目的は商談やプレゼンの予約を取ることです。
アポ取りの時点で詳細なことを伝えすぎると、クライアントは「わざわざ会うまでもない」と思ってしまいます。
そのため、電話やメールでは相手の興味を引くことにフォーカスしましょう。
結論が明確で構成もシンプル
アポ取りをするときは、結論が明確で構成もシンプルにする必要があります。
営業におけるアポ取りに対して、疎ましいと感じる顧客は多いものです。
そんな状況の中で、結論が不明確で構成も論理的ではない内容で営業トークしてしまうと、アポ取りが成功する可能性はかなり低いでしょう。
そのため、アポ取りはシンプルに要点だけを話すことを意識するようにしてください。
話し方や声色などに自信がある
実際に顧客と会話するときは、話し方や声色などに十分注意しましょう。
人は話の内容よりも、見た目や声などの外的要因によって、その人の印象を決めてしまいます。
どんなに顧客の気持ちを動かすような話の内容を準備していても、暗い印象を与えてしまったら、話を聞いてもらえる可能性は低くなるでしょう。
そのため、明るくハキハキと自分や自社のサービスに自信があるように振る舞うべきです。
アプローチから会話を弾ませる
クライアントと話すときは、会話を弾ませることを意識してみましょう。
営業を受けた側は、見ず知らずの人から話しかけられている訳なので、当然警戒心を持っています。
この状態の中でアポイントを取るのは困難なので、まずは会話を弾ませて和やかな雰囲気を作ることが大切です。
相手との会話が弾めば、自然とアポ取りする流れを作ることができるでしょう。
電話やメールは時間帯を意識する
営業電話やメールをする場合、時間帯を意識するようにしましょう。
一般的に営業時間外や始業・終業時、週末、月末などの期間は業務が立て込むことが多いです。
そんな状態の中で営業電話をかければ、迷惑になってしまうので、この時間帯は避けるべきです。
一般的な企業であれば、午前10時から12時の間、午後15時〜17時くらいの間が目安といえるでしょう。
成果にかかわらず感謝のことばを伝える
営業電話をした後は、成果にかかわらず感謝のことばを伝えましょう。
自分が期待していた成果でなかったとしても、決して失礼な態度を取ってはいけません。
最後まで誠実な対応をしていれば、相手に良い印象を残すことができ、今後のチャンスにつながる可能性もあります。
最後まで気を抜かないように、誠心誠意対応しましょう。
アポ取りを成功させるコツ -電話の場合-
営業電話において、アポ取りを成功させるコツや極意があります。
ここでは、電話の場合のアポ取りを成功させるコツ4選について見ていきましょう。
良質な営業リストを作成する
電話でアポ取りを成功させるためには、良質な営業リストを作成することが大切です。
見込み客ではないユーザーに電話営業したとしても、アポ獲得にはつながりません。
そもそも成約する可能性が低いので、営業効率が悪くなってしまいます。
そのため、営業を始める前は、良質な顧客リストを作成し、効率よく営業活動をしましょう。
好印象を与える「話し方」を心がける
電話での営業活動をする場合、相手に好印象を与える話し方を心がけましょう。
電話営業ではお互いに顔が見えないので、話し方は重要な要素となります。
相手のことを考えずに一方的に営業トークをしたり、トーンが低い状態で話したりすると、相手に不快感を与える可能性が高いです。
好印象を与えるために、正しい日本語で明るくハキハキと話すようにしましょう。
常に顧客を最優先に提案する
電話でのアポ取りを成功させるには、常に顧客を最優先に提案することが大切です。
そもそも電話営業自体に不快感を持っている企業は多い傾向にあります。
そのような中で、自社の利益ばかりを優先するような発言をすれば、アポ取りが上手くいかないのは当然のことです。
自社の商品やサービスのアピールだけでなく、顧客のメリットになる情報を伝えられると、成約率もアップするでしょう。
PDCAサイクルを回す
電話営業でアポ取りを成功させたいなら、常にPDCAサイクルを回すことを意識しましょう。
営業はやみくもにアプローチすればいいという訳ではありません。
たとえ今のやり方で成功していたとしても、営業手法を改善しなければ、いずれ成約率が落ちていくでしょう。
そのため、アポ取りの電話営業を実施した後は、必ず目標の達成度や課題の確認をし、改善すべきところを洗い出すようにしてください。
アポ取り電話の会話例
ここでは、アポ取り電話の会話例を新規顧客と既存顧客にわけて紹介します。
営業電話するときは、ぜひ参考にしてみてください。
新規顧客へのアポ取り電話例
新規顧客へのアポ取り電話の例を紹介します。
「突然のご連絡にて失礼いたします。
私、株式会社〇〇で営業窓口を担当しております、佐藤と申します。
担当者の鈴木様はいらっしゃいますでしょうか？
私、株式会社〇〇の佐藤と申します。
突然で申し訳ございませんが少々お時間をいただけますでしょうか？
この度は弊社の新商品のご案内をさせて頂きたくご連絡いたしました。
つきましては、御社にも大変有益な情報をご提供出来ると思い、
一度、近日中にお時間をいただき、詳細についてご説明させていただければと思っております。
来週の月曜日と金曜日でしたら、どちらがご都合よろしいでしょうか？
(アポイント獲得後)
それでは、来週の月曜日、午後2時にお伺いさせていただきます。
当日はどうぞ、よろしくお願いいたします。
本日はお時間をいただき、ありがとうございました。」
新規顧客に営業電話をする場合は、失礼のないように対応することを心がけてください。
既存顧客へのアポ取り電話例
既存顧客へのアポ取り電話の例を紹介します。
「いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の佐藤と申します。
この度は弊社の新サービスに関するご案内をさせていただきたく、ご連絡差し上げました。
つきましては、近日中のどこかでお時間をいただきたいのですが、直近のご予定はいかがでしょうか？
来週の火曜日と水曜日でしたら、お伺いすることは可能であります。
(アポイント獲得後)
それでは来週の水曜日、午後2時に伺います。
どうぞよろしくお願いいたします。」
すでに面識のある既存顧客に営業する場合は、わざわざ電話するのでなく、メールでもいいかもしれません。
アポ取りを成功させるコツ -メールの場合-
営業メールをする場合、営業電話とは少し異なるコツがあります。
ここでは、メールの場合のアポ取りを成功させるコツについて見ていきましょう。
相手の目を引く件名を記載する
営業メールを送信するときは、相手の目を引く件名にすることを意識しましょう。
どんなに相手の心に響くような文章を書いたとしても、そもそも開封されなければ意味がありません。
それに、毎日大量のメールを受信するビジネスマンも多いため、インパクトのある件名でなければ、埋もれてしまったり無視されてしまったりする可能性が高いです。
そのため、件名を記載するときは、ぱっと見ただけでも内容がわかり、顧客が目を引くような内容にしましょう。
目的・用件をわかりやすく記載する
目的や用件をわかりやすく記載することも大切です。
せっかくメールを開封されたとしても、ダラダラと長くて要点がわからない文章であれば、すぐに離脱されてしまいます。
それを防ぐために、メールの目的と要点は簡潔に記載すべきです。
あくまでもアポイントを取るためのメールなので、自社商品やサービスの内容を細かく説明する必要はありません。
添付ファイルやクラウドサービスを有効活用することをおすすめします。
候補日時を複数提示しておく
営業メールでアポイントを取りたいなら、候補日を複数提示しておきましょう。
そもそも候補日を提示しなかったり、候補日が1日しかないと、無駄なメールが続いてお互いに時間の無駄となってしまいます。
相手の負担を軽くするためにも、候補日は具体的な日時で最低3つは提示してください。
営業メールにおいて、複数の候補日を提示することは基本なので、よく覚えておきましょう。
営業電話、メール後にしておくべきこと
営業電話や営業メールは、ただアポイントを取れたらいいというわけではありません。
最後に、営業電話、メール後にしておくべきこと3選を紹介します。
フォローを行う
電話やメールでアポイントが取れたら、必ずフォローをしましょう。
まず、営業電話の場合は、電話を切る前に相手にお礼の気持ちを伝えます。
お礼だけでなく、当日会えることを楽しみにしている旨を伝えると、相手に誠意を見せることができるでしょう。
また、営業メールの場合は、日程が確定したメールの返信でお礼を伝えると、相手に良い印象を持ってもらえます。
話したことをメモしておく
営業電話の場合、話したことをメモしておきましょう。
営業電話は営業メールと違って、会話した履歴が残らないのでメモを取るのは必須です。
具体的には、電話で話した担当者の名前や特徴、どのような内容でアポイントが取れたのかを記載しましょう。
また、メモは今後の営業戦略を練るために重要な判断材料となります。
そのため、いつでも見返せるように処分せず、整理して保管しておきましょう。
相手の特徴を押さえておく
営業電話や営業メール後は、相手の特徴をまとめておきましょう。
相手の特徴を押さえておくと、後の商談で会話に困らなくなったり、営業を有利に勧めることができます。
担当者にどれくらいの決裁権があるのか、どのような課題や悩みを抱えているのか、どのようなことに興味を持っていたのかなどは、最低限まとめておくといいでしょう。
まとめ
ここまでアポ取りとは何か、アポ取りの方法やコツを説明してきました。
アポ取りはクライアントに自社の商品やサービスを購入してもらうために必要な最初のステップです。
しかし、営業におけるアポ取りは、営業を受ける側の警戒心が強いため、上手くいかないことの方が多いでしょう。
そんな壁を突破するためには、相手の立場に立って物事を考えながら、真摯に対応することが大切です。
また、アポ取り前の事前準備を徹底して行い、営業活動後に改善点を洗い出し、トークスキルをブラッシュアップしていくことも重要といえます。
アポ取りの成約率を上げるために、日々努力していきましょう。
